情報の構造化って、何ですか。見た目ではなく、意味で書くということ（構造化 第1回）

製品のマニュアルが 10冊あり、どの冊にも同じ「電源を切ってから作業してください」という注意書きが入っている。部品の型番が変わったので、10冊を開いて、1か所ずつ直す。直し忘れた 1冊が、そのまま印刷に回る。

こうした文書の悩みの多くは、書く道具や人の注意ではなく、文書の「書き方の形」から生まれています。その形を変える考え方が、情報の構造化です。全3回のこの連載では、構造化とは何か（第1回）、Word やテキスト、Markdown との違い（第2回）、自分の会社の文書に要るかどうかの確かめ方（第3回）を、順に説明します。

身近な例：申込書の住所欄

申込書の住所欄を思い浮かべてください。1つの大きな枠に「住所」と書いてあるだけの用紙と、「郵便番号」「都道府県」「市区町村」「番地」「建物名」と枠が分かれている用紙があります。

書かれる住所は同じでも、あとでできることが違います。枠が分かれていれば、「東京都の方だけ」を数えたり、宛名のラベルを作ったり、郵便番号から誤りを見つけたりできます。1つの枠だけなら、人が読んで判断するしかありません。

枠を分けて、それぞれに名前を付けておくこと。これが構造化です。文書でも、同じことができます。

文書の構造化とは、何ですか

文書の構造化とは、文章を「見た目」ではなく「意味の役割」で区切り、その役割に名前を付けて書くことです。

見た目で書く

太字で、赤い文字

• 人が見れば、注意書きだと分かる
• ソフトには、「太字の赤い文字」としか分からない
• 注意書きだけを集めたり、まとめて直したりできない

意味で書く

これは「警告」

• 見た目は、あとから決まりで付ける
• ソフトにも、「警告」だと分かる
• 警告だけを集める、まとめて直す、別の冊で使い回すことができる

当社による整理です。

見た目で書いた文書は、人が読むためには十分です。けれども、ソフトや AI には、どの行が手順で、どの行が警告なのかが分かりません。意味で書いた文書は、人にも、ソフトにも、AI にも、同じように役割が伝わります。

役割には、どんな種類がありますか

技術文書の構造化の規格 DITA は、文書の中身を、役割ごとの「情報タイプ」に分けます。基本になるのは、次の 3つです。

1. 1概念それが何か、なぜ大事か。背景の説明
2. 2手順何を、どの順番でするか
3. 3参照仕様や設定の値。表で引いて調べるもの

OASIS の DITA の仕様をもとに、当社がまとめました。

DITA の仕様は、手順にあたる内容は手順の型で書き、背景の説明は手順と分けておくよう求めています。分けておけば、読み手は、必要なときだけ背景を読み、作業中は手順だけを追えます。

構造化すると、何ができるようになりますか

1. 1探せる「警告だけ」「この機種の手順だけ」と、役割や条件で絞り込める
2. 2使い回せる同じ注意書きを 1か所に書き、10冊から参照する。直すのは 1か所
3. 3出し分けられる機種、地域、読み手ごとに、要る部分だけを組み立てる
4. 4形を変えて届けられる同じ原稿から、PDF、Web のヘルプ、AI が読む形を作る

当社による整理です。

DITA の仕様も、トピック（話題ごとの小さな部品）に分けて書く利点として、内容を別の文書で使い回せること、Web 向けと印刷向けで並べ方を変えられること、翻訳と更新を、少ない手間と費用で行えること、必要な部分だけを絞り込めることを挙げています。

どんなときに、構造化が要りますか

すべての文書に、構造化が要るわけではありません。次のような文書ほど、効果が大きくなります。

• 製品や機種が多く、同じ説明が何冊にもくり返し出てくる。
• 改訂が多く、直すたびに、関係する箇所を探している。
• 複数の言語に翻訳している。
• 同じ内容を、PDF、Web、社内のポータルなど、いくつもの形で届けている。
• 安全や法規に関わる記述があり、どの冊も同じ文言にそろえる必要がある。
• 書く人が多く、人によって書き方がばらばら。
• 社内の AI やチャットボットに、文書を読ませたい。

反対に、一度だけ配る案内や、1人が書いて 1回で終わる文書は、構造化の手間に見合わないことがあります。そうした文書は、Word のスタイルをそろえるだけでも十分です。

構造化は、新しい考え方ですか

技術文書の世界では、20年以上使われてきた考え方です。DITA は IBM で生まれ、2005年に、標準化の団体 OASIS の標準になりました。新しくなったのは、文書を読む相手です。人だけでなく、AI が文書を読むようになり、役割が分かる形で書かれているかどうかが、答えの正しさを左右するようになりました。この点は、第3回で取り上げます。

このコラムで言えないこと

• 構造化の決まりは、DITA だけではありません。ほかの規格や、会社ごとの決まりで構造化することもあります。
• 構造化でどれだけ手間が減るかは、文書の量と、同じ内容の重なりの多さによって変わります。

連載「情報の構造化って、何ですか」

• 第1回　情報の構造化って、何ですか（この回）
• 第2回　Word、テキスト、Markdown と、何が違いますか
• 第3回　あなたの会社の文書に、構造化は要りますか

まずは、文書を一緒に見てみませんか

構造化が要るかどうかは、文書を見ないと決められません。いまお使いの文書をいくつか見せていただければ、どこから整えると効果が出やすいかを、一緒に確かめます。

関連するページ

• 第2回 Word、テキスト、Markdown と、何が違いますか：次の回
• 情報の構造化支援：Word・PDF の文書を、部品に分け、DITA の型に整える支援
• コラム「DITA とは何ですか」：技術文書を部品に分けて書く規格の、基本と使いどころ

出典

• 情報タイプ（概念、手順、参照）：OASIS「DITA Version 1.2」Information typing（別のタブで開きます）
• トピックに分けて書く利点（再利用、翻訳と更新、絞り込み）：OASIS「DITA Version 1.2」The benefits of a topic-based architecture（別のタブで開きます）
• DITA が OASIS の標準になった時期：OASIS「Members Approve DITA as OASIS Standard」（2005年6月1日）（別のタブで開きます）

確かめる

この記事の内容から、2 問です。選ぶと、その場で答えと説明が出ます。

問い 1このコラムでいう「文書の構造化」に、いちばん近いものはどれですか。

文章を、意味の役割（手順、警告など）で区切り、役割に名前を付けて書く文書を、PDF にして配る大事な行を、太字と赤い文字にする

問い 2構造化の効果が出にくい文書は、どれですか。

何十冊もの機種別のマニュアル一度だけ配る、1人で書いた案内5つの言語に翻訳している手順書

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