IT ツールを選ぶ前に、何をしますか。目的・目標と、今の姿を書き出す（IT 導入 第1回）

「ツールを入れてほしい、と言われたけれど、何から始めればいいのか」「見積りを取ったら、予算が通らなかった」「製品が多すぎて、選べない」。IT の導入を任された担当者から、よく聞く悩みです。

こうしたつまずきの多くは、製品を比べる前の準備で決まります。この連載では、ビジネスの目的・目標と今の姿から改善点を洗い出し、ビジネス要件、システム要件、機能要件・非機能要件を経て、IT を導入するまでを、全5回で順にたどります。各回に、そのまま使えるチェックリストとテンプレートを付けました。

1. 1目的・目標と今の姿何のために、どこまで。今はどうなっているか
2. 2改善点と順番どこを、どの順で直すか
3. 3ビジネス要件・システム要件業務として何が要り、システムに何を任せるか
4. 4機能・非機能要件と選定条件をそろえて、製品を比べる
5. 5予算と導入後の確認社内の承認を得て、効果を確かめる

当社による整理です。

なぜ、ツールを選ぶ前に書き出すのですか

目的があいまいなまま製品を比べると、機能の多さや価格の安さで選ぶことになります。すると、社内の承認の場で「それで、何が良くなるのか」と聞かれて答えられず、予算が通りません。運よく導入できても、使われないまま更新の時期を迎えることがあります。

IPA（情報処理推進機構）の「ユーザのための要件定義ガイド 第2版」も、経営レベルの要求を起点に、業務の観点から要求を集め、それをシステムの要件へと落としていく流れを示しています。出発点は、製品ではなく、ビジネスの目的です。

目的と目標は、どう違いますか

この連載では、目的を「何のためにやるのか」、目標を「どこまで、いつまでにやるのか」と分けて使います。たとえば「問い合わせに早く答えて、お客様を待たせない」が目的、「問い合わせへの最初の返事を、今の平均 2日から、来年 3月までに 1日以内にする」が目標です。

目標を書くときは、SMART と呼ばれる考え方が役に立ちます。Doran（1981年）が示したもので、具体的か、測れるか、担当が決まっているか、現実的か、期限があるか、の 5つを確かめます。

1. S具体的かどの業務の、何を良くするのかが分かる
2. M測れるか数字や件数で、達成したかが分かる
3. A担当が決まっているか誰が責任を持つのかが分かる
4. R現実的か人と予算と期間で、届く見込みがある
5. T期限があるかいつまでに、が書いてある

Doran（1981年）の 5つの観点を、当社の言葉にしました。

今の姿は、どう書き出しますか

目標と比べるために、今の姿（現状）を数字と言葉で書き出します。完璧な調査は要りません。担当者に話を聞き、1週間ほどの件数や時間を数えるだけでも、話の土台になります。

• 業務の流れ：誰が、何をきっかけに、どの順で、何を使って作業しているか。
• 量：1日や 1か月あたりの件数、かかっている時間、関わる人数。
• 困りごと：待ち、やり直し、探しもの、二重入力など、担当者が困っていること。
• 使っている道具：表計算、紙、メール、今のシステム。それぞれの費用と契約の期限。
• 決まりごと：守るべき法令、社内の規程、取引先との約束。

テンプレート：目的・目標シート

次の表を、そのまま書き写して使ってください。記入例は、問い合わせ対応を良くしたい場合です。

項目	書くこと	記入例
目的	何のためにやるのか（1文）	問い合わせに早く答えて、お客様を待たせない
目標	どこまで、いつまでに（数字と期限）	最初の返事を、平均 2日から、来年 3月までに 1日以内に
測り方	何で、誰が、いつ測るか	問い合わせの記録から、毎月、サポート課が集計
今の姿	今の数字と、その測り方	最初の返事まで平均 2日（9月の 1か月、412件）
関わる人	使う人、決める人、影響を受ける人	サポート課 6名、営業部、情報システム担当
守ること	法令、社内規程、取引先との約束	個人情報の扱い、問い合わせの記録の保存期間
期限と予算の目安	いつまでに、だいたいいくらまで	来年 3月までに。年間の費用の上限は未定

チェックリスト：第1回を終える前に

• □ 目的を 1文で言える。
• □ 目標に、数字と期限が入っている。
• □ 目標の測り方と、測る人が決まっている。
• □ 今の数字を、少なくとも 1つは測った。
• □ 今の業務の流れを、関わる人に確かめてもらった。
• □ 守るべき法令や社内規程を書き出した。
• □ まだ、製品の名前を書いていない。

最後の項目は、わざと入れています。この段階で製品の名前が出ると、その製品に合わせて目的を書いてしまいがちだからです。

このコラムで言えないこと

• ここで示した流れとテンプレートは、当社による整理です。会社の規模や業種、社内の決まりに合わせて変えてください。
• 記入例の数字は、説明のための例で、実在の会社の数字ではありません。

連載「ビジネスの目標を達成するための IT 導入」

• 第1回　目的・目標と、今の姿を書き出す（この回）
• 第2回　改善点を洗い出し、順番を決める
• 第3回　ビジネス要件とシステム要件を書く
• 第4回　機能要件・非機能要件で、製品を選ぶ
• 第5回　予算を通し、導入後に確かめる

一緒に、整理してみませんか

書き出してみて手が止まったところが、相談のしどころです。お手元のメモのままで構いません。目的の整理から、一緒に考えます。

関連するページ

• 第2回 改善点を洗い出し、順番を決める：次の回
• 課題を相談する：目的の整理から、一緒に考えます

出典

• 要件定義の進め方（ビジネス要求定義とシステム化要求定義）：IPA（情報処理推進機構）「ユーザのための要件定義ガイド 第2版」（2019年）（別のタブで開きます）
• SMART の考え方：Doran, G. T.「There’s a S.M.A.R.T. way to write management’s goals and objectives」Management Review, 70(11), 35–36（1981年）（別のタブで開きます）

確かめる

この記事の内容から、2 問です。選ぶと、その場で答えと説明が出ます。

問い 1この連載での「目標」の説明として、合っているのはどれですか。

何のためにやるのかどこまで、いつまでにやるのかどの製品を使うのか

問い 2SMART の「T」は、何を確かめますか。

技術的にできるか期限があるかチームで共有したか

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読んだ内容を、自社の状況に当てはめたいときは、いまの状況と課題をお知らせください。製品が決まっていなくても、相談できます。大学との共同研究と、教材や文書づくりの支援で得た知見をもとに、進め方を一緒に整理します。

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